Zum Hauptinhalt springen

FAQ FÜR AUSSTELLER

(Stand: 2.11.2021)

Sie können sich ab sofort im Aussteller-Service-Portal anmelden. Wir empfehlen allen Ausstellern vor Beginn der Hallenaufplanung (15.03.2022) anzumelden, damit Standwünsche geprüft und berücksichtigt werden können. Sofern noch freie Standfläche verfügbar ist, sind auch Anmeldungen zu einem späteren Zeitpunkt und zu höheren Gebühren möglich.

Unternehmen, welche ein Guthaben aus der EuroTier / EnergyDecentral 2020/21 haben,

  • Melden Ihre Teilnahme zur EuroTier / EnergyDecentral 2022 wie gehabt im Aussteller-Service-Portal an.
  • Erhalten mit der Standbestätigung die dazugehörige Rechnung über den vollen Ausstellerbeitrag zur Teilnahme an der EuroTier / EnergyDecentral 2022.
  • Erhalten gleichzeitig eine Gutschrift in Höhe des Übertrags / Guthabens aus 2020/21 (die Gutschrift ergibt sich aus Stornierung der Rechnung zum Übertrag von 25% des Ausstellerbeitrages von EuroTier / EnergyDecentral 2020/21).
  • Zahlen nur die Differenz des Rechnungsbetrags zur EuroTier / EnergyDecentral 2022 und Guthaben aus 2020/21.

Bei einer Stornierung vor Standbestätigung wird die Anmeldegebühr in Höhe von EUR 480,- berechnet. Stornierungen, die nach der Standbestätigung eingehen werden mit 25% und mehr der Standmietenrechnung berechnet. Details entnehmen Sie bitte folgender Tabelle.

 

Rücktritt vom Vertrag

Wechsel des Vertrages

(von Full-Service-Stand zu Standfläche ohne Standbau)

Zeitpunkt des Zugangs der Absage bei der DLG Service GmbH

Entschädigung in % vom regulären Beteiligungspreis auf Grundlage der/des angemeldeten oder bestätigten Standfläche bzw. Full-Service Standes

 

bis Standbestätigung 

480 EUR

0%

Ab Standbestätigung bis 15.08.2022

25%

5%

Vom 16.08.2022 bis 16.09.2022

75%

10%

Vom 17.09.2022 bis 18.11.2022

100%

35%

  • Nach Prüfung der Anmeldung wird die Anmeldegebühr in Höhe von EUR 480,- in Rechnung gestellt.
  • Mit Versand der Standbestätigung wird die Standmietenrechnung und eine Nebenkostenpauschale (Strom, Wasser, Tickets) in Höhe von 25 EUR/m² innerhalb 21 Tagen fällig.
    Der Versand der Standbestätigung und Rechnung erfolgt ab Mitte Mai 20222.
  • Im Nachgang der Messe erfolgt die Abrechnung der Nebenkosten in Form einer Gutschrift und Rückerstattung oder Rechnungslegung.

Die DLG Service GmbH ist berechtigt, von der Durchführung der Veranstaltung Abstand zu nehmen, wenn die wirtschaftliche Tragfähigkeit der Veranstaltung nicht gewährleistet werden kann.

Mit der Absage entfallen die wechselseitigen Leistungsverpflichtungen der Vertragspartner.

Die DLG Service GmbH ist verpflichtet, bereits geleistete Zahlungen des Ausstellers zurückzuerstatten, soweit die bezahlte Leistung, zum Zeitpunkt der Absage noch nicht erbracht worden ist.

Bei einer vollständigen Absage vor Beginn der Veranstaltung, bleibt der Aussteller zur Zahlung eines Kostenbeitrags zur Deckung der Vorlaufkosten verpflichtet.

Die Vorlaufkosten beinhalten mindestens 25 % des Ausstellerbeitrags (beinhaltet u.a. Anmeldegebühr und Standmiete), es sei denn der Aussteller weist einen geringeren Betrag nach.

Für den unwahrscheinlichen Fall einer Absage oder Verschiebung kann dieser Betrag als Gutschrift für die nächste EuroTier / EnergyDecentral angerechnet werden.

Sollte es im Ausland zu einem Lockdown kommen und Aussteller aus diesem Land deshalb ihre Messeteilnahme absagen müssen, gelten die allgemeinen Stornierungsbedingungen. Wir empfehlen Ausstellern vor Stornierung zu prüfen, ob es eine Möglichkeit gibt den Stand stattdessen von deutschen Partnern, Händlern oder Dienstleistern betreuen zu lassen.

Ein Anspruch auf eine in 2022 stornierte Standfläche für die nächste EuroTier / EnergyDecentral in 2024 besteht nicht. Wir prüfen aber sehr gerne die Möglichkeiten den betreffenden Ausstellern die Standfläche wieder zuzuteilen.

Sobald ein Verdacht auf eine COVID-19-Erkrankung besteht, wird noch auf dem Messegelände ein Schnelltest (bereitgestellt durch die DLG) durchgeführt.

Bei einem positiven Schnelltest wird ein Labortest (PCR-Test in der Klinik) veranlasst. Die Standkollegen müssen ab dem Zeitpunkt zwingend eine Mund-Nasen-Bedeckung des Typs FFP2 (ohne Ventil) tragen.

Zusätzlich muss das gesamte Team am nächsten Morgen einen Schnelltest absolvieren. (Wir prüfen aktuell die organisatorische Umsetzung und informieren an dieser Stelle, wenn es Neuigkeiten gibt). Bei einem zweiten Infektionsfall in der Standmannschaft ist von einem weiteren Messebetrieb abzuraten.

Fällt der Schnelltest auf dem Messegelände negativ aus, muss der Mitarbeiter das Messegelände trotzdem verlassen und zunächst nach Hause / ins Hotel.

Am Folgetag ist bei dem (symptomfreien) Mitarbeiter nach aktuellem Kenntnisstand ein weiterer Schnelltest am Eingang des Geländes erforderlich bevor der Messedienst wieder angetreten werden darf.

Eine Ausfallversicherung für Aussteller ist aktuell auf Nachfrage bei einem Versicherer nicht verfügbar. Bitte kontaktieren Sie Ihre Versicherungsgesellschaft direkt und erkundigen sich bei Bedarf nach den Möglichkeiten.

Die Aufplanung der Hallen wird großzügiger als bisher. Mittels Ticketkontingenten pro Tag wird dafür gesorgt, dass sich täglich nur die maximal zulässige Anzahl an Besuchern und Standpersonal auf dem Messegelände befinden.  Alle Messetage können damit gleichmäßig frequentiert sein.

Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Durchführung einer Veranstaltung unter den aktuellen Umständen ist ein Angebot an ausreichenden Aufenthalts- und Bewegungsflächen.

Hierzu werden wir voraussichtlich mit einer Ticketkontingentierung arbeiten.

Diese Maßnahme soll in erster Linie dazu dienen die üblichen Besucherzahlen gleichmäßiger auf die volle Laufzeit der Veranstaltung zu verteilen.

Des Weiteren planen wir z.B. mit neu organisierten Eingangsbereichen, Verbreiterungen der Hauptwege innerhalb der Hallen und zusätzliche Flächen für die gastronomischen Angebote.

Abendveranstaltungen sind nach aktuellem Planungsstand möglich.

Die Anmeldeunterlagen, welche auch die Rahmenbedingungen genauer aufzeigen, werden wir nach Standbestätigung im Aussteller-Service-Portal zur Verfügung stellen.

Grundsätzlich ist darauf zu achten, dass allen Personen auf dem Stand die Möglichkeit gegeben wird, den angesetzten Mindestabstand von 1,50 m zu anderen Personen einhalten zu können.

Es empfiehlt sich auch auf eine geeignete Wegeführung zu achten (keine Sackgassen). Planen Sie Ihren Stand also idealerweise so offen und transparent wie möglich.

In Besprechungs- sowie Bewirtungsbereichen sind die Sitzmöglichkeiten so zu planen, dass auch hier der Mindestabstand eingehalten werden kann.

Passiert ein Besucher und/oder ein Mitarbeiter des Standes sitzende Personen, kann der Mindestabstand kurzzeitig unterschritten werden. Vorteilhaft wäre dennoch eine Abgrenzung der besagten Bereiche vom Besucherstrom.

Produkte dürfen jedoch unter Einhaltung der geltenden Abstands- und Hygieneregelungen auch weiterhin im Rahmen von Vorführungen präsentiert werden.

Von Shows und/ oder Aktionen mit gezielt hoher Publikumswirkung, die Besucher auf engem Raum binden, ist abzusehen.

Grundsätzlich ist darauf zu achten, dass die auszugebenden Artikel nicht von mehreren Personen berührt werden können. Eine Ausgabe bzw. Entgegennahme sollte somit möglichst direkt erfolgen. Ist dies nur bedingt realisierbar, sind die Hände vor bzw. der Artikel nach Betrachtung zu desinfizieren.

Bei temporär genutzten Kabinen für die eigenen Mitarbeiter gelten die allgemeinen Verhaltenshinweise (Mindestabstand etc.).

Sie sind zudem mit offener Decke auszuführen um einen kontinuierlichen Luftaustausch zu ermöglichen.

Kabinen und Räume die einer längeren Nutzung - auch mit Ihren Kunden - dienen, ist die Bestuhlung so zu planen, dass der Mindestabstand permanent eingehalten werden kann.

Zudem ist auf einen optimierten Luftaustausch zu achten – offene Decke, keine turmartigen Wandaufbauten.

Hochfrequentierte Bereiche und häufig genutzte Kontaktflächen, wie z.B. Tische und Tresen in Bewirtungs- sowie Vertriebsbereichen sind regelmäßig, Handläufe und Türklinken etc. mehrfach täglich zu desinfizieren; der Stand ist mindestens einmal täglich gründlich zu reinigen.

Als Aussteller sind Sie auf Ihrer Standfläche und den damit in Verbindung stehenden Tätigkeiten Ihres Personals für die Einhaltung der behördlichen Vorgaben und der geltenden Technischen Richtlinien verantwortlich.

Bei der Schulung Ihrer Mitarbeiter ist darauf zu achten, dass diese vollumfänglich über die aktuellsten Hygienerichtlinien aufgeklärt sind (z. B. Mindestabstand, Mund-Nase-Bedeckung, regelmäßiges Händewaschen, kein Körperkontakt…).

Als Ergänzung zu den Technischen Richtlinien haben wir hinsichtlich des Infektionsschutzes einen Maßnahmenkatalog (Safe Business) erstellt, der Ihnen als Aussteller mit Ihren Auftragnehmern Informationen zu den nach derzeitigem Kenntnisstand umzusetzenden Auflagen gibt.

Siehe auch: Bewirtung von Kunden auf dem Stand.

Um eine gezielte Kontaktnachverfolgung in Verdachtsfällen zu ermöglichen (Kategorie 1 im Sinne der Vorgaben des Robert Koch-Institutes ), werden die folgenden Maßnahmen getroffen:

  • Während des Veranstaltungszeitraums (nicht im Auf- und Abbau) werden Besucher und Aussteller (sowie deren Dienstleister) zunächst an den Geländeeingängen erfasst.
  • Zudem werden die Kontakte in gastronomischen Bereichen der Messe sowie in Foren, bei Sonderschauen etc. festgehalten.
  • Aussteller sind aktuell dazu verpflichtet ihre Kunden dort zu erfassen, wo der Mund-Nase-Schutz abgenommen wird (gastronomische Bereiche/ bei Kundengesprächen in dafür vorgesehen Bereichen, bei denen der Mindestabstand sicher eingehalten werden kann).
  • Die Eintrittskarten sind bereits vor dem Betreten des Messegeländes zu registrieren.
  • Die bei der Registrierung angegebenen persönlichen Daten (Familienname, Vorname, die vollständige Anschrift und Telefonnummer) werden anonymisiert und mit einer ID versehen.
  • Bei einem Scan wird lediglich die anonymisierte ID des Besuchers, der Erfassungszeitraum und der Ort festgehalten und mit der ID der erfassten Person in Verbindung gesetzt.
  • Die Kontakterfassung erfolgt durch eine durch die DLG bereitgestellte App, welche auch für vertriebliche Zwecke genutzt werden kann. Zusätzliche Services können im Aussteller-Service- Portal gebucht werden.
  • Der Veranstalter ist dazu verpflichtet, die Kontaktdaten für einen Zeitraum von vier Wochen mit Beginn des ersten Folgetages der Veranstaltung aufzubewahren.
  • Bei Bedarf werden dem Gesundheitsamt die erfassten Kontaktdaten zur Auswertung und Verarbeitung durch den Veranstalter / Geländebetreiber bzw. durch ein hiermit beauftragtes Unternehmen zur Verfügung gestellt.

Siehe oben: "Was passiert, wenn ein Standmitarbeiter während der Messe erkrankt?"

Speisen und Getränke

Offene Lebensmittel dürfen nur durch geschultes Servicepersonal erfolgen (keine Selbstbedienung). Bei der Planung eines Cateringbereiches mit unverpackten Lebensmitteln empfehlen wir einen professionellen Caterer zu beauftragen. Dieser muss sich verpflichtend an alle Hygieneregeln halten. Der professionelle Caterer auf dem Gelände ist die Messe Gastronomie, Hr. Ost, Mail: [email protected], Tel: +49 511 89-33520

Speisen und Getränke sind vorzugsweise einzeln verpackt bzw. geschlossen auszugeben.

Geschirr und Besteck

Bitte verwenden Sie entweder verpacktes Einwegbesteck oder maschinengespültes Mehrwegbesteck. Das Abwaschen von Geschirr/ Besteck per Hand ist unzulässig.

Wichtiger Hinweis

Handwaschbecken sind mit Seifen- und Desinfektionsmittelspendern auszustatten und dürfen nicht für das Spülen von Besteck, Geschirr oder Küchen- / Standreinigungsutensilien verwendet werden.

Für die Durchführung von Veranstaltungen auf dem Messegelände steht den Ausstellern u.a. das Convention Center zur Verfügung. Anfragen für die Anmietung entsprechender Räumlichkeiten können per email an [email protected] gerichtet werden.

Die Durchführung von Tagungen und Workshops auf dem eigenen Stand ist ebenfalls möglich.

Alle Tagungsräume werden, sofern möglich, mit mindestens der doppelten Menge an Frischluft belüftet. Wir empfehlen zusätzlich, genutzte Räume nach jeder Stunde mindestens 15 Minuten zu lüften.

Optional können Sie Tagungen, Workshops Pressekonferenzen und ggf. weitere Formate auch über die DLG-Connect Plattform streamen. Details und Kontakt finden Sie hier.

Als Ergänzung der Technischen Richtlinien gelten auch während der Auf- und Abbauphase die allgemeinen Vorschriften der Niedersächsischen Verordnung über infektionsschützende Maßnahmen gegen die Ausbreitung des Corona-Virus in der jeweils aktuellen Fassung.

Demnach sind Zusammenkünfte von mehreren Personen zu beruflichen Zwecken zulässig.

Konkret sind nachfolgende Punkte zu beachten:

  • Soweit möglich, ist bei allen Arbeiten ein Mindestabstand von 1,50 Metern zwischen Personen einzuhalten. Ist dies ausnahmsweise nicht möglich, sind konstruktive oder organisatorische Maßnahmen zu ergreifen (z.B. Spuckschutz oder Mund-Nase-Bedeckungen).
  • Bilden Sie nach Möglichkeit sowohl bei der Tätigkeit selbst, bei der An- und Abreise in den Fahrzeugen, als auch in den Pausen kleine, feste Teams.
  • Weisen Sie bitte Ihre Mitarbeiter an, unnötige Kontakte zu vermeiden.
  • Aussteller und deren beauftragte Dienstleister sind verpflichtet, die Anwesenheiten ihrer Mitarbeiter im Auf- und Abbau täglich separat gesammelt zu erfassen.
  • Alle Mitarbeiter sind über die SARS-CoV-2 Arbeitsschutz-Standards zu informieren. Dabei ist sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Anweisungen verstanden haben. Dies gilt insbesondere für die Abstands- und Hygieneregeln, d.h. Begrüßung ohne Händedruck; Husten und Niesen in die Armbeuge; regelmäßiges, gründliches Händewaschen.
  • In den Messehallen gilt ein Rauchverbot. Wenn möglich, sollen Pausen grundsätzlich im Freien durchgeführt werden.

Weitere Details entnehmen Sie bitte dem Safe Business Konzept.

Für die Einfahrt in das Messegelände gilt eine geänderte Einfahrtsregelung.

An jedem Auf- und Abbautag wird bei der Einfahrt bzw. dem Zutritt zum Messegelände durch Ordnungskräfte die personalisierte Auf- und Abbaukarte kontrolliert.

Für den letzten Messetag und den ersten Abbautag wird voraussichtlich eine gesonderte Abbauregelung geben. Details geben wir Ihnen während der Messe bekannt. Bitte planen Sie für den Abbau mehr Zeit ein.

Eine Unterbringung der Mitarbeiter und Gäste in Einzelzimmern ist dringend zu empfehlen. Sammelunterkünfte sind zu meiden.

Wir als Veranstalter haben keine Rahmenverträge mit den Hotels in Hannover und Umgebung.

Bitte setzen Sie sich frühzeitig mit Ihrer Unterkunft in Verbindung, um den Aufenthalt Ihrer Mitarbeiter und Kunden zu planen.

Aufgrund der aktuellen Situation sollte es angepasste Lösungen für Ihre Hotelbuchungen zur EuroTier / EnergyDecentral 2022 geben. Damit gemeint sind zum Beispiel im Vorfeld ausgehandelte Sonder- Stornobedingungen, die Ihnen mehr Flexibilität geben. Die DMAG und der DEHOGA bieten an, in einem moderierten Dialog, Konfliktfälle zu besprechen und Lösungen zu finden. Sollten Sie daher im direkten Kontakt mit Ihrer Unterkunft zu keiner Lösung kommen, so schicken Sie den Vorgang mit den Details bitte an die Deutsche Messe AG/ Frau Schaaf - [email protected].